jump to navigation

Kiat Hemat Bicara di Telepon August 31, 2009

Posted by forjulian in Artikel lama tapi oke, Karyawan, Lingkungan Kerja, Perusahaan, tips kerja.
Tags: , , ,
trackback

Bisa dipastikan semua sudah mengetahui dan memahami cara menggunakan telepon. Karena telepon memang merupakan alat komunikasi yang paling mudah. Siapapun dapat mengunakan dan memanfaatkannya tanpa perlu belajar lebih lama. Hanya dengan mengangkat gagang telepon dan menekan nomor yang anda tuju, anda sudah bisa berbicara lewat telepon.

Tapi hati-hati, karena kemudahannya, pemakaian telepon di kantor seringkali menghabiskan dan menyita waktu kerja anda. Seringkali pembicaraan di telepon berlangsung lama dan panjang. Akibatnya waktu kerja anda tidak efektif karena tersita oleh pembicaraan di telepon. Dampak selanjutnya anda jadi tidak bisa memenuhi deadline. Nah untuk menghindari hal yang merugikan tersebut anda harus hemat bicara di telepon. Sehingga waktu kerja anda pun lebih efektif. Berikut ini cara bijak dan hemat memanfaatkan telepon:

Susunlah poin-poin pembicaraan sebelum menelepon

Tulis poin-poin yang ingin anda bicarakan. Mulailah dengan menguraikan kerangka topik anda. Berpegang teguhlah pada topik ini. Jangan melantur ke topik-topik lain.

batas waktu

Tentukan batas waktu menelepon lima sampai tujuh menit. Bila perlu pasang timer atau alat yang bisa memberikan peringatan sekaligus pembatas waktu telepon anda. Jangan ragu memberitahukan batas waktu yang anda tetapkan pada penelepon. Apalagi jika lawan bicara anda di telepon gemar ngobrol.

Hindari basa-basi yang tak perlu

Di awal pembicaraan basa-basi memang perlu, tapi hendaknya jangan kebanyakan basa-basi. Anda bisa membatasinya dengan langsung masuk ke pembicaraan pokok yang sudah anda rencanakan sebelumnya.

Jagalah percakapan sesuai rencana

Konsistenlah dengan kerangka berbicara anda. Jika lawan bicara membicarakan hal-hal di luar kerangka anda, kembalikan pembicaraan ke jalur semula.

Negosiasi panjang jangan lewat telepon

Bila anda ingin melakukan negosiasi yang cukup panjang, jangan menggunakan telepon. Lebih baik anda bertemu langsung dengan orang yang berkepentingan. Pembicaraan di telepon hanya untuk memastikan bahwa anda akan membicarakannya secara langsung.

Kirim data lewat faks atau email

Jika anda perlu menjelaskan data-data secara rinci, lebih baik anda memanfaatkan saluran lain seperti email atau faks. Karena kalau hanya dibicarakan lewat telepon, dikhawatirkan data-data tersebut tidak dapat tertangkap dengan jelas. Lagipula membicarakan banyak data di telepon menghabiskan waktu bertelepon lebih lama.

Akhiri perbincangan setelah selesai

Bila anda sudah mencapai apa yang dimaksud, segera selesaikan percakapan anda. Tidak perlu terlalu banyak berbasa-basi. Jika pembicaraan sudah beres, akhiri percakapan dan ucapkan terima kasih.

Tips tersebut juga berlaku jika anda menerima telepon. Artinya anda harus bisa memastikan bahwa telepon yang anda terima cukup penting. Jika rekan dekat anda menelepon hanya sekedar curhat atau ngobrol di saat anda sibuk, katakan saja bahwa anda baru bisa menerima teleponnya saat sudah tidak sibuk. Dengan demikian, waktu kerja anda tidak akan tersita habis hanya untuk pembicaraan di telepon.

Comments»

No comments yet — be the first.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: