jump to navigation

Tips Menghindari Gangguan E-mail August 31, 2009

Posted by forjulian in Artikel lama tapi oke, Karyawan, tips kerja.
Tags: , ,
trackback

Kemajuan teknologi informasi dewasa ini menyebabkan hampir sebagian besar perusahaan, terutama perusahaan multinasional melengkapi fasilitas kerjanya dengan internet. Tentu saja, fasilitas ini lengkap dengan fasilitas email di dalamnya, sebagai sarana komunikasi yang cepat dan canggih.

Tapi, kemudahan yang ditawarkan oleh email seringkali malah mengganggu. Masalahnya email-email terusan (forward) yang isinya tidak penting dari orang lain tak dapat dicegah ‘nyangkut’ ke alamat email anda. Akibatnya bisa saja dalam sehari anda menerima puluhan atau bahkan ratusan email dalam sehari. Dan hal ini mau nggak mau ikut andil dalam ‘memangkas’ dan menginterupsi waktu kerja anda.Nah biar anda terbebas dari gangguan email, ada baiknya anda ikuti saran berikut ini:

Jangan bergabung dengan mailing list (milis)

Bila anda tak ingin beresiko kebanjiran email seiap harinya, jangan masuk mendaftarkan diri dalam suatu mailing list. Jika sudah terlanjur, lepaskan saja keanggotaan anda dari milis-milis itu. Tapi kalau anda merasa butuh milis tersebut ya teruskan saja. Ini berlaku jika anda ingin benar-benar terbebas dari gangguan email agar lebih konsentrasi pada pekerjaan.

Jangan menyebarluaskan alamat email bisnis sembarangan

Penyebar junk mail sangat rakus menerima alamat email. Jagalah alamat email anda dengan baik. Gunakan hanya untuk kepentingan pekerjaan. Karena inbox email anda adalah kotak surat, bukan tempat sampah.

Buat beberapa email account sesuai tujuan

Bila anda merasa perlu untuk tetap tergabung dalam milis atau daftar-daftar tertentu, buatlah email account secara terpisah. Maksudnya agar urusan di luar pekerjaan tidak tercampur dengan urusan pribadi dan lainnya.

Jadwalkan waktu-waktu khusus untuk memeriksa inbox email

Seringkali email yang masuk secara online memberikan kesan penting dan harus dibaca. Tapi, sebenarnya email adalah surat, bukan telepon yang harus segera diangkat. Periksalah email anda satu atau dua kali dalam sehari. Sediakan waktu khusus untuk itu. Bila anda sedang memeriksa email, hentikan semua pekerjaan. Anda dapat men-set-up software email anda sedemikian rupa. Bila anda kesulitan, mintalah bantuan rekan dari TI (Teknologi Informasi).

Balaslah email-email yang penting

Setelah memeriksa dan membaca email yang masuk, balaslah email-email yang memang membutuhkan jawaban anda segera. Jika tidak lewatkan saja. Dan segera delete email-email yang sifatnya cuma numpang lewat’.

Pada dasarnya anda harus menerapkan manajemen email yang lebih efektif. Dan hal di atas merupakan penerapan manajemen email yang cukup efektif. Sehingga anda nggak akan merasa terganggu oleh email-email yang tak perlu dan menyebalkan. Ingat, ketidakmampuan mengatur email dapat menyebabkan anda kebanjiran dan kewalahan menerima email. Bagaimana dengan anda sendiri? Sudahkah anda menerapkan manajemen email yang efektif? Selamat menghindari email yang menyebalkan….!

Comments»

No comments yet — be the first.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: